Лист-заверитель дела

Что делать, если какой – то вид документов, например приказы по сотрудникам, хранятся в различных подразделениях?

Поскольку дело должно быть одно, оно не может быть поделено на части, все приказы, касающиеся сотрудников компании необходимо подшить вместе.

Делопроизводство в целом и архивное дело достаточно сложные отрасли, особенно для человека, который не занимается этими вопросами углубленно. Однако, следует понимать, что от того, насколько качественно происходит сбор и хранение документов в конечном итоге зависит и благополучие самой организации и ее работников.

Где обычно используют листы – заверители

В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.

Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:

  1. Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
  2. Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно
Виды документов Расшифровка
Документы со сроком хранения более 10 лет Документы, входящие в эту группу являются очень важными для предприятия. Важно, чтобы в любой момент их можно было поднять и посмотреть. Именно такие документы подшиваются в дела и сдаются в архив. В этом случае составляется лист – заверитель к делу
Документы со сроком хранения меньше 10 лет Документы второй группы имеют сравнительно небольшой срок хранения, поэтому их можно не объединять в дело, а листам не присваивать порядковые номера. Допускается их хранение в подшивках. Лист – заверитель в этом случае не составляется

Как внести исправление в лист, если была выдана на руки невостребованная трудовая книжка?

Иногда происходит так, что человек уволился, а трудовую книжку не забрал по каким – то причинам. Тогда книжка лежит на предприятии и ждет своего часа. При подшивке документов в архив такие трудовые книжки подкладывают в конверты и подшивают.

Предлагаем ознакомиться  Начисляются алименты с пособия по беременности и родам - Все о ваших правах

Случается, что такие невостребованные книжки все – таки забирают, тогда приходится вносить исправления в лист – заверитель. В таком случае в листе делается надпись от руки, например:

«Трудовая книжка выдана (лист 24), внесена запись №205 в книгу движения трудовых книжек.

Специалист архива         Сахарова           Сахарова Л.М.

15.07.2006 г.»

Как внести исправления, если при нумерации листов дела допущено более 5 ошибок?

Иногда по каким – то причинам «всплывают» ошибки при нумерации листов в подшитом деле. В этом случае возможны 2 ситуации:

– если в нумерации допущено менее 5 ошибок, то номер таких листов ставится с применением букв

– если в нумерации листов более 5 ошибок, то придется ставить порядковые номера листов заново, а старый неправильный номер зачеркивать одной чертой. При этом составляется новый лист – заверитель. Старый лист в обязательном порядке остается подшитым в деле.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

  • На лицевую часть обложки сшитого дела;
  • На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.

Читайте более подробно: Лист-заверитель дела

Мнение эксперта

Зачастую возникают ситуации, когда при передаче дел оказывается, что документы просто свалены в кучу, лежат в коробках и никто их не сортировал. В такой ситуации нужно придерживаться следующего алгоритма:

  • Расставляем номера на коробках
  • Записываем названия документов по коробкам
  • Обязательно нужно указать, в каком году создан тот или иной документ
  • Выявляем количество экземпляров документов
  • Далее стоит определить, какие документы сколько хранятся
  • Документы длительного хранения приводим в порядок, подшиваем
  • Документы, у которых срок хранения закончился уничтожаем и составляем акт, содержащийся в приложении 21 к Правилам работы архива

Такой порядок позволяет достаточно быстро и безболезненно рассортировать все документы и привести их в порядок.

Предлагаем ознакомиться  Могут ли сократить женщину с ребенком до 3 лет при сокращении штата?

Специалист по архивному делу,

Е. Кожанова

Нормативное регулирование составления документов

Событие Нормативный акт
Форма листа – заверителя Приказ Минкультуры России №526 от 31.03.2021 года
Требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.8-2021, утвержден и введен в действие Приказом Росстандарта №1185-ст от 17.10.2021 года
Список типовых документов, которые применяют строительные, научные или производственно – технические предприятия Приказ Минкульта №1182 от 31.07.2007 года
Список унифицированный форм для всех остальных предприятий Приказ Минкульта РФ №558 от 25.08.2021 года
Как готовить и передавать дела в архив Порядок, разработанный Главгосэкспертизой России в 1999 году

Пример 1. образец заполнения бланка листа-заверителя

Рассматриваемый образец листа-заверителя составлен делопроизводителем Б. Л. Разниченко. В бланк занесены следующие сведения:

  1. № листа-заверителя («15/2021»).
  2. Общее число подшитых и нумерованных листов (указано цифрами «50» и прописью «пятьдесят»), а также:
  • присутствующие литерные №№ листов («11а» и «14а»);
  • №№ листов, которые пропущены («35» и «40»);
  • листы внутренней описи (указаны цифрами «2» и прописью «два»);
  1. Сложенная напополам план-схема формата А3 на 5 стр.

Лист-заверитель датирован 09.08.2021 и подписан собственноручно делопроизводителем Б. Л. Разниченко. Использованные данные в предложенном образце условны. Для заполнения взят бланк, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 (см. бланк № 1, представленный выше в таблице). Сведения, которые занесены в него, выделены желтым цветом.

Прочие требования к оформлению дел, передаваемых на архивное хранение

Обращаясь вновь к методической основе Правил Росархива, отдельное внимание следует уделить некоторым особенностям полного оформления дел постоянного (временного) хранения. Данный момент важен особенно в части систематизации, обработке, группировки документации.

Стандартно приобщаемые к делу документы попросту переплетают либо подшивают в твердую картонную обложку (на 4 протокола). При этом все булавки и прочие металлические крепления убирают. Невостребованные трудовые, военные билеты и т. п. документы вкладывают в конверт, а его подшивают к делу.

Если таких невостребованных документов много, то их оформляют описью автономно. Далее, в порядке очередности, в конце оформляемого дела подшивают чистый лист-заверитель, а в его начале – бланк внутренней описи, используемой и для учета ценной документации.

Предлагаем ознакомиться  Производственный календарь на 2021 год в России. Выходные и праздничные дни в 2021 году

Особое внимание следует обратить на особенности нумерации приобщаемых документов, которые детально описаны в п. 3.6 Правил, утв. Росархивом. Данный момент действительно важен, поскольку правильная расстановка страниц обуславливает точное, адекватное полное оформление всего дела, в том числе и листа-заверителя.

Итак, согласно предписаниям Росархива, все листы подлежат валовой нумерации, что характерно, именно арабскими цифрами. Но бланк заверителя она не затрагивает, а опись нумеруется обособленно, отдельным порядком. Также отдельно проводится нумерация томов и частей, а на иллюстративных материалах (фото, диаграммах, прочее) номера страниц проставляют вверху, на обратной стороне листа.

Каждый сложенный лист (применительно к формату А3 и А2) нумеруется в развернутом виде по верхнему полю справа. Лист, на котором вплотную приклеены фото, вырезки и прочая документация, следует нумеровать одним листом. Если документы приклеены к листу одним краем, то все нужно нумеровать по-отдельности.

И еще один нюанс, который следует учесть. Конверты с содержимым тоже нумеруют порознь: сначала сам конверт, а затем, по очереди, все вложения. Нередко к делу приобщают периодику. Как правило, такие документы, особенно печатные издания, имеют собственную нумерацию.

Разновидности форм листа – заверителя

Практически у любой организации есть документы, для которых необходимо составление таких листов. Составляется лист для документов со сроком хранения более 10 лет или тех, которые должны храниться постоянно.

Всего выделяется 2 формы, по которым может быть составлен данный документ:

Форма документа Описание
Унифицированная форма Такой бланк утверждается законодательно (Приказ Минкультуры РФ №526 от 31.03.2021 года, приложение №8). Такая форма в обязательном порядке используется в бюджетных организациях
Форма, которую разработали специалисты конкретного предприятия Форма документа может быть разработана в организации самостоятельно, однако должны быть сохранены все ключевые реквизиты и такой лист должен содержать специфику конкретного дела

Рекомендованные статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector