Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя и работника | НалогОбзор.Инфо

Что такое электронный листок нетрудоспособности

Как известно, больничное пособие начисляется на основании листка временной нетрудоспособности, который выдается заболевшему работнику медицинской организацией. Согласно статье 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (в редакции, действующей с 1 июля 2021 года), медучреждение может формировать больничный лист как в виде бумажного документа, так и в электронной форме без дублирования на бумаге.

ЭЛН является полноценным документом, имеющим ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный больничный лист. При этом технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по ТКС.

Все взаимодействие между заболевшим работником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему, которая называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах»». В этой системе ЭЛН формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.

Особенности в порядке начисления пособий на основании элн

Особенности в обработке ЭЛН обусловлены возможностью электронной обработки. Реализована масса способов обрабатывать ЭЛН: через личные кабинеты Фонда, через сайт госуслуг, с помощью бухгалтерских программ, участвующих в реализации проекта по внедрению ЭЛН. Упрощается получение больничных, начисление выплат, передача реестра ЭЛН на шлюз ФСС.

Обнаружение ЭЛН в сервисе ФСС уже свидетельствует о подлинности оформленного листка и подлежит расчету.

Для результативной обработки электронных больничных, обучите коллектив, покажите действия, снижающие трудозатраты – тогда скорость и точность в работе с ЭЛН повысится.

Вводная информация

Напомним, что изменения в законодательстве, которые позволили получать больничные листы в электронном виде, вступили в силу в июле 2021 года (Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ). А в конце 2021 года были приняты подзаконные акты, регламентирующие порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций (утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.17 № 1567; далее — Правила № 1567).

После этого ФСС начал работу по постепенному переходу на ЭЛН — этому были посвящены активные информационные компании 2021 и 2021 годов. А в 2020-м году Минздрав утвердил порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности в форме электронного документа (приказ от 01.09.20 № 925н; далее — Порядок № 925н).

Экстерн
Работать с электронными больничными по новым правилам

Действия по переходу на электронный больничный лист в 2020 году

Для того чтобы внедрить электронную систему обмена данными и понять – что такое электронный больничный лист в 2020 году каждая из сторон информационного процесса подготавливает оборудование, обучает персонал, медучреждения получают согласия на формирование больничных документов в электронном виде, тестируется работоспособность программного обеспечения.

Действия работника

Рассмотрим получение больничного листа сотрудниками предприятий.

Действия работодателя после закрытия элн

После получения ЭЛН статуса «закрыт», доступ к редактированию получает страхователь. Закладка «Заполняется работодателем» требует внесения данных о среднем заработке, стаже работника, периоде болезни, причине нетрудоспособности.

В программу встроен автоматический калькулятор, рассчитывающий суммы пособий к выплате. С учетом введенных данных, сервис разбивает суммы на две части: за счет работодателя и за счет ФСС.

Обязанность хранения ЭЛН на бумажном носителе – отсутствует.

Если работодатель не принимает электронный больничный лист

Для сотрудника, получившего у врача справку о болезни в виртуальном виде, но неспособного оформить справку у работодателя, правомерна замена виртуальной формы на бумажную. Для этого сотруднику следует обратиться к врачу, выдавшему электронный больничный.

Новые технологии в сфере административной части здравоохранения необходимы. Нововведения упрощают жизнь пациентов и избавляют врачей от бумажной волокиты. К сожалению, пока не везде сервис электронных больничных реализован. Недостаток финансирования и слабый уровень знаний компьютерных технологий рядовыми работниками регистратуры замедляет внедрение сервиса.

Инструкция по работе с элн для работодателя

Как только от сотрудника поступили сведения о номере электронного больничного листа, работодатель должен приступить к выполнению действий, необходимых для его оплаты. Сначала с помощью выбранного ПО нужно найти этот больничный лист в базе данных ЕИИС «Соцстрах». Поиск проводится по тому номеру, который сообщил работник, и по его СНИЛС (п. 72 Порядка № 925н).

После того, как электронный больничный лист найден, его надо запросить из базы данных ФСС. В полученном ЭЛН нужно заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем» (подп. «в» п. 11 Правил № 1567). По своему содержанию эти графы ничем не отличаются от граф аналогичного раздела бумажного варианта листка нетрудоспособности (п.

Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронными подписями руководителя и главного бухгалтера (или иного лица, уполномоченного вести бухучет) (п. 74 Порядка № 925н). После этого данные автоматически уйдут в ФСС.

Экстерн
Формируйте электронные реестры и сдавайте их в ФСС через интернет

Сдать бесплатно

Если при заполнении ЭЛН работодатель допустил ошибку, то изменения нужно сделать также в электронном виде. Необходимо направить в ФСС исправленные сведения с указанием причины внесения изменений (п. 72 Порядка № 925н).

Предлагаем ознакомиться  Жалоба на бездействие судебного пристава исполнителя: образец заявления 2021 года, обжалование бездействия, как составить и подать жалобу

Из сообщения на сайте ФСС следует, что ни распечатывать ЭЛН, ни создавать его копию на компьютере работника или сервере организации не требуется. А вот расчет пособия по электронному больничному нужно хранить. Делать это можно как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, заверенного УКЭП (п. 75 Порядка № 925н).

Оплата электронного больничного ничем не отличается от оплаты традиционного бумажного листка нетрудоспособности. Это значит, что часть пособия, которая платится за счет работодателя, нужно перечислить вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

ФСС выплатит свою часть пособия в течение 10 календарных дней после получения от работодателя документов (сведений) либо реестра сведений. Также см. «ФСС утвердил формы реестров, которые работодатели сдают в Фонд для прямых выплат пособий».

Зарплата
Работать с электронными больничными при «сложной» зарплате с надбавками и коэффициентами

Исправление ошибок в электронных больничных

Человеческий фактор предполагает возникновение ошибок. В больничный вносятся исправления в статусах:

060 – больничный заполнен работодателем.

070 – суммы к выплате начислены (для «зачетной схемы») или отправлен реестр «ПВСО» (для пилотного проекта по «прямым выплатам»).

080 – суммы выплачены.

Для внесения корректировок в личном кабинете нажмите кнопку «Редактировать».

После чего вносятся необходимые изменения, заполняется поле «Причина исправлений» и «Обоснование исправлений». Далее жмем «Сохранить».

Чтобы избежать ошибки, пользуйтесь Журналом пособий, в котором отображаются результаты форматно-логического контроля и извещается о наличии ошибок.

Когда ошибки обнаружены сотрудниками ФСС, в пособии появится извещение по пособию.

Как выглядит электронный больничный лист


Говоря о том, как выглядит электронный больничный лист, можно сказать, что бланк по содержанию ничем не отличается от привычного, за исключением формы, в которой используется электронная версия.

Образец формы электронного больничного листа в 2020 году:

Как заполнить элн в личном кабинете страхователя

Чтобы зарегистрироваться в личном кабинете страхователя, работодателю необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале госуслуг. Как подключить юрлицо к госуслугам, читайте здесь.

Далее переходим на сайт и выбираем «Кабинет страхователя» — Вход в кабинет.

В соответствующих полях вводим номер листка нетрудоспособности и СНИЛС сотрудника.

Система на основании введенных сведений находит выданный сотруднику бюллетень. Далее переходим на вкладку «Заполняется работодателем» и заполняем сведения о застрахованном лице.

Графы ЭЛН ничем не отличаются от привычного бумажного бюллетеня. Страхователь как обычно оформляет раздел «Заполняется работодателем»:

  • средний заработок;
  • страховой стаж;
  • сумма пособия за счет работодателя;
  • сумма пособия за счет ФСС;
  • итого к начислению;
  • дата выхода на работу.

Обратите внимание: все суммы заполняются в рублях и копейках через точку.

Заполнив документ, его нужно сохранить, заверить подписью, и он автоматически уйдет в ФСС.

Как заполнить элн в программе 1с

Заполнить электронный больничный в программе 1С: Зарплата и управление персоналом и передать его в ФСС получится, только если работодатель подключен к системе электронной отчетности через 1С.

Если это условие выполняется, создаем новый больничный лист через меню «Зарплата и кадры» — Все начисления.

Далее вводим номер ЭЛН в специальное поле и нажимаем кнопку «Получить из ФСС».Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя и работника | НалогОбзор.Инфо

Система автоматически подтянет данные сотрудника и рассчитает сумму пособия на основании учетных данных.

Сведения о медучреждении, выдавшем ЭЛН, заполнятся автоматически из справочника 1С.

Далее проводим документ и закрываем его.

После этого необходимо передать реестр ЭЛН в Соцстрах. Открываем меню «Отчеты», переходим в подраздел «1С-Отчетность», находим документ «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС» и нажимаем кнопку «Заполнить».

Проверив все сведения, проводим документ и нажимаем кнопку «Отправить реестр в ФСС».

Как получить элн

Рассмотрим, какие шаги должен предпринять заболевший сотрудник для того, чтобы получить электронный больничный лист. Как уже упоминалось, такой бюллетень оформляется только по письменному заявлению работника. А значит, нужно сообщить о желании получить ЭЛН лечащему врачу, и получить от него соответствующую форму заявления. Также работник должен проинформировать медучреждение о своем СНИЛС.

После того, как врач «закроет» больничный лист, медицинская организация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности, и заполнит в нем свою часть (п. 3 и подп. «б» п. 10 Правил № 1567). Далее работник получит от врача специальный талон, где будет указан номер ЭЛН. Собирать дополнительные подписи медработников и проставлять в больничном листе печати медучреждения не надо.

Если сотрудник потеряет талон, то ему придется предпринять следующие действия. Сначала зарегистрироваться на сайте госуслуг, а затем зайти в свой личный кабинет на сайте ФСС, где он сможет увидеть номер своего электронного больничного листа. С помощью этого же кабинета работник может отслеживать «движение» средств по бюллетеню: сумму назначенного пособия, статус выплаты и т.д.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно оформить опекунство над мамой в 2019 году: над больной, недееспособной или престарелой, если инвалид 1 группы, необходимые документы

Как продлить электронный больничный лист

Продление электронного больничного листа происходит по той же процедуре, что и продление обычного. После прохождения первичного обследования врач заполняет электронную форму нетрудоспособности пациента и передает последнему неповторимый код листа. При повторном визите, если у пациента нет улучшений, врач может продлить больничный на 3 дня.

Единственная сложность при продлении срока больничного состоит в смене места лечения. Если пациент лечился в одном учреждении, а переходит в другое, ему следует уведомить об этом ФСС, который аннулирует текущий лист и выдаст новый с указанием нового лечебного учреждения. Дни, проведенные на больничном, при этом сохранятся.

Как работает система электронных больничных листов

Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.

Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.


База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

  • ФИО, место и год рождения;
  • занятость;
  • группа крови и резус-фактор;
  • врожденные и хронические заболевания;
  • сведения об аллергических реакциях.

Сведения из медицинской карты используются для автоматического заполнения части полей, оставшиеся поля заполняет медик, работая в программе с образом листа. После заполнения, оформления и закрытия бланк подписывает лечащий врач личной криптографической подписью. В заключение образ больничного отправляется на хранение в государственную среду информации отдела здравоохранения.

Как работодателю подключиться к электронной системе больничных листов

Чтобы подключиться к электронной системе, страхователю необходимо:

  1. Заключить с территориальным отделением ФСС соглашение об информационном взаимодействии.
  2. Получить усиленную электронную подпись.
  3. Установить крипто провайдер — специальную программу для проверки подписи.
  4. Определить состав программ, через которые можно работать.

Это может быть:

Получив от сотрудника талон с номером ЭЛН, работодатель вводит его в систему. Тем самым он отправляет запрос в базу данных ФСС.

Рассмотрим порядок заполнения электронного документа на сайте ФСС через личный кабинет страхователя и в популярной у бухгалтеров программе 1С.

Как распечатать элн

Работодатель должен знать, как распечатать электронный больничный бланк. Войдя в систему ЭЛН, он должен перейти к списку больничных листов. Найдя нужный, нажать «Получить ЛН». Далее нажать на кнопку печати.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Отчетность через интернет».

Обработка электронного больничного листа работодателем

Работодатель должен провести разъяснительную беседу с коллективом на предмет получения и обработки ЭЛН. Работодателю нужна техническая готовность к получению ЭЛН, лучше заранее провести настройку программного обеспечения и обучить бухгалтера или иного уполномоченного представителя.

Обязанность работодателя присоединяться к электронной системе обмена данными

Федеральный закон от 1 мая 2021г. №86-ФЗ предполагает внедрение больничных листков в цифровом виде.

Работодатель имеет предписание провести разъяснения с персоналом, рассказать об ЭЛН и праве сотрудников получать листок нетрудоспособности в электронном виде. Однако техническая оснащенность не всех компаний располагает к обработке ЭЛН. Тогда работодателю остается только попросить своих работников о получении больничных на бумажном носителе, однако принуждать к этому права не имеет.

Работодателю стоит задуматься о присоединении к информационному пространству, т. к. это дает преимущества. ЭЛН не может быть подделан, нет необходимости в хранении на бумаге, не нужно отслеживать цвет чернил и размер букв. Встроенный калькулятор произведет расчеты, а ФСС быстрее получит заполненный ЭЛН и оперативно проведет проверку и перечисление пособия.

Особенности виртуального больничного и причины нововведения

Лицензированные медучреждения выдают электронный лист нетрудоспособности для граждан, утративших возможность работать по причине, связанной со здоровьем. Больничный также оформляется при беременности, родах, для ухода за нездоровыми членами семьи. Электронный листок нетрудоспособности создан с целью оптимизировать работу медицинских учреждений и повысить качество обслуживания.

У виртуального листа ряд преимуществ:

  • полный аналог больничного листа из бумаги;
  • медицинский персонал тратит гораздо меньше времени на документацию и больше на лечение;
  • написанное в бланке нетрудоспособности больше не зависит от почерка врача;
  • поддержка работодателем электронной базы больничных снижает расходы на содержание бумаг;
  • лист не поддается фальсификации, поскольку защищен криптографической подписью и передается только по зашифрованным каналам передачи.
Предлагаем ознакомиться  Договор датирован 21.11.2011, а доверенность лица, его подписавшего, выдана позже даты его заключения - 30.12.2011. Разница в датах вызвана тем, что договор долго находился на согласовании у контрагента.Влечет ли данное обстоятельство признание этого договора недействительным?

Отправить расчет

  1. В блоке «Сумма пособия» заполните суммы и проверьте количество календарных дней для расчета пособия. По умолчанию указано 730 дней. Вы можете изменить это число, например для отпуска по беременности и родам, или если год для расчета — високосный.

    Если сотрудник написал заявление на замену периода для расчета пособия, кликните год и выберите нужный. Дата и номер заявления в расчете не указываются.

  2. Для отправки реестра сведений вместе с расчетом по больничному укажите способ выплаты. Если в карточке сотрудника добавлен лицевой счет, в больничном он заполнится автоматически. Если нет — появится значок .

    Нажмите «Подробнее», в строке «Выплатить сотруднику через» кликните «Не выбрано» и выберите способ выплаты.

    Заполните реквизиты в зависимости от способа, который вы выбрали:

  3. Нажмите «Отправить расчет».

    Если сотрудник предоставил:

Если вы не хотите, чтобы реестр сведений отправлялся вместе с расчетом по больничному, отключите участие организации в пилотном проекте.

Также реестр не отправится автоматически, если:

Передача сведений в фсс для выплаты или возмещения пособия

Когда ЭЛН заполнен, подпишите листок с помощью цифровой подписи, сформируйте реестр и передайте его в шлюз ФСС. Функция реализована как в личных кабинетах компании, так и в бухгалтерской программе, после предварительной настройки.

Получение

Развитие виртуальных технологий не успело захватить каждого. Некоторые компании не оснащены программами для получения и оплаты электронного больничного. Если работник утверждает, что получил виртуальный образ листа нетрудоспособности, то не паникуйте, задаваясь вопросом, что делать с электронным больничным листом работодателю. Отправьте работника обратно в медицинское учреждение для переоформления бланка в бумажный вид.

Получить ответ

Если ФСС не обнаружит ошибок и пришлет положительный ответ, в документе появится статус:

Проверка больничного листа онлайн

Сотрудник может использовать сервис Фонда социального страхования Российской Федерации для получения информации о своем электронном больничном. Чтобы воспользоваться сервисом, сотруднику понадобится учетная запись на «Госуслугах» и ее подтверждение.

Условия перехода на элн

На основании действующей редакции статьи 13 Закона № 255-ФЗ больничный лист в электронном виде выдается заболевшему сотруднику только с его письменного согласия. Более того, если работник дал такое согласие, а позже выяснилось, что его работодатель с ЭЛН еще не работает, право на пособие сохранится.

Для работодателей переход на ЭЛН в настоящее время также является добровольным. Не установлено никакой ответственности для тех, кто не получит доступ к ЕИИС «Соцстрах» и не сможет работать с новым форматом больничных листов. Равно как и не предусмотрено никаких «бонусов» (освобождение от проверок, ускорение возмещения расходов и т.п.) для тех, кто подключится к системе электронных больничных.

Чтобы начать работать с новой системой, нужно совершить ряд действий. Во-первых, приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет), так как только этот вид подписи можно использоваться при работе с ЭЛН (п. 16 Правил № 1567 и п. 74 Порядка № 925н).

Электронная подпись
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Во-вторых, установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.

Наконец, в-третьих, необходимо выбрать программное обеспечение, при помощи которого организация будет работать с ЭЛН. В настоящее время предусмотрено три варианта подобного ПО (подп. «а» п. 10 Правил № 1567). Так, можно применять программные средства, предоставляемые государством: личный кабинет страхователя на сайте ФСС с доступом через портал госуслуг или программу «Подготовка расчетов ФСС», доступную на сайте фонда.

Также можно воспользоваться специальными бухгалтерскими сервисами, в которых есть возможность работы с электронными больничными. Например, все действия, необходимые для работы с ЭЛН, можно выполнить в системе для подготовки и отправки отчетности «Контур.Экстерн».

Экстерн
Работать с электронными больничными и сдавать всю сопутствующую отчетность через «Контур.Экстерн»

Далее нужно довести до всех сотрудников информацию о том, что организация перешла на работу с ЭЛН. В частности, работникам надо разъяснить, что теперь они могут требовать от медучреждения оформления больничного листа в электронной форме, что, несомненно, сэкономит им время.

В завершение процедуры возможно заключение соглашения об информационном взаимодействии с региональным отделением ФСС (соответствующие формы обычно размещены на сайтах отделений).

Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя

Подробно расскажем, как получить электронный больничный лист работодателю.

Практические выводы

Подведем итоги. Переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие).

В любом случае вопрос о переходе на ЭЛН сегодня каждый работодатель вправе решать самостоятельно. Действующее законодательство не обязывает страхователей обеспечить работу с электронными больничными листами, и не устанавливает никакой ответственность для тех, кто не подключился к ЕИИС «Соцстрах».

Рекомендованные статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector